Vejledning: Offboarding, auto
Offboarding
Offboarding har til formål at afslutte en medarbejders ansættelse samt ved ansættelsens sluttidspunkt at slette den fratrådte medarbejders brugeradgang. i forbindelse med offboarding kan der sendes email til medarbejderen og medarbejderens leder.
Offboarding er tilgængeligt fra en medarbejders ansættelse. Bemærk at handlingen kun vises når der er en slutdato på medarbejderens ansættelse, klik på knappen "Redigér" for at tilføje en slutdato.
Offboarding, auto
Offboarding, auto er beregnet til at køre automatisk, ud fra et angivet sluttidspunkt på en ansættelse.
Normalt kender vi ikke sluttidspunktet, før vi modtager en opsigelse eller medarbejderen bliver afskediget – her anvendes fortsat den almindelige handling til Offboarding. Men er der tale om midlertidige ansættelser, hvor vi ved ansættelsen allerede kender (og har aftalt) sluttidspunktet, kan disse ansættelser ’fanges ind’ af Offboarding, auto, der på ønskede tidspunkt, automatisk eksekverer Offboarding.
Varsling om fratrædelse, auto
Selv om sluttidspunktet er kendt på ansættelsestidspunktet, kan der naturligvis ske ændringer undervejs, f.eks. at leder og medarbejder aftaler at forlænge perioden eller ønsker at gøre det. For at blive mindet om at en midlertidig ansættelse er på vej til at afslutte, har Onboarding, pro-modulet en autohandling til varsling af en forestående fratrædelse.
Her kan leder og en HR-funktionspostkasse blive varslet om den planlagte fratrædelse. Tidspunktet for varslingen bør ligge tilpas før fratrædelsestidspunktet, til at eventuelle rettelser i ansættelsen, kan foretages inden tidspunktet, hvor Offboarding, auto er sat til at køre.
Kom godt i gang
Alle tre workflow er tilgængelige under Redigér handlinger fra en side med Ansættelser.
Her gennemgår vi dog kun de to autohandlinger. Det drejer sig om handlingerne med ID'erne OffbAuto og OffbNotice.
Ønsker du at tage dem i brug, skal du kopiere dem og derefter vælge Aktivér.
For begge handlinger skal du vælge den eller de kombinationer af personaletype 1 og personaletype 2, som handlingerne skal køres automatisk for. Se vejledningen for redigering af handlingsparametre for detaljer.
Bemærk, at hvis der på en ansættelse ikke er angivet en Personaletype 1, vil handlingen alene køre ud fra valget af Personaletype 2. Og omvendt.
I Offboarding, auto vælges dernæst Fratrædelsesårsag. Typisk noget med ’Tidsbegrænset ansættelse’.
Herudover kan der vælges, hvem der evt. skal have en email om fratrædelse og skabelonerne hertil kan redigeres.
Tilbage står at vælge Start automatisk. Se opsætning af autohandlinger for hvordan du konfigurerer dette.
Udgangspunktet er ansættelsens sluttidspunkt. Vælges ingen justering, eksekveres handlingen på det eksakte tidspunkt. Hvis man med offboarding ønsker at bede leder og medarbejder om at aflevere nøgler etc. bør handlingen eksekveres f.eks. 7 dage før. Hvis det er tilfældet skrives ’-7’ i feltet Dage.
Valget af eksekveringstidspunkt for Offboarding, auto har betydning for, hvornår der skal udsendes varsling med Varsling om fratrædelse, auto. Hvis varslingen skal give muligheder for rettelser i ansættelsens sluttidsspunkt, skal varslingen derfor udsendes i så god tid, at leder/HR kan nå at reagere inden Offboarding, auto er sat til at køre. F.eks. med angivelse af ’-14’ i feltet Dage.
Begge workflow eksekveres naturligvis kun, hvis medarbejderen ikke har en senere ansættelse.
Bistand
Vi hjælper naturligvis gerne med opsætning af handlingerne. Vi forventer at begge kan sættes op på et online-møde inden for ½ time. Kontakt os på support@innomate.com.
Dokumentation for alle workflows i Onboarding-modulet finder du her.