Reference: Sletningsregler
Periodisk sletning af alle persondata
Det periodiske workflow kører automatisk én gang om ugen og tjekker samtlige personer.
Personen - incl. alle relaterede data - slettes hvis
- Fratrædelsesdato på personer er ældre end 6 år (2192 dage) *) og
- Personen er arkiveret for mere end 14 dage siden og
- Personen ikke har en aktuel ansættelse
Hvis betingelserne er opfyldt bortset fra, at personen ikke er arkiveret, arkiveres denne i stedet og bliver så først slettet ved kørslen 14 dage senere.
Tjekket på, om der ligger en aktuel ansættelse og om personen er arkiveret, skal sikre mod fejlagtige sletninger.
*) Perioden bestemmes af den dataansvarlige og kan derfor tilpasses.
Undlad automatisk sletning
Enkelte virksomheder kan være omfattet af særlige krav, der gør, at en person ikke skal slettes efter standardreglerne.
Der er særlige felter knyttet til personoplysningerne, hvor der markeres, hvis automatisk sletning undlades. Der kan angives en note, hvorfor. Disse data kan kun ses og redigeres af en administrator.
Der findes særlige regler for statslige institutioner, omkring opbevaring af persondata ud over de 5 regnskabsår efter fratrædelse. I Offboarding er det muligt at vælge, at workflowet automatisk markerer personen til "undlad automatisk sletning", hvis vedkommende har været leder og/eller er født den 1. i en måned. Samtidig sættes en note herom i notefeltet.
En særlig liste Personer, ikke slettes under hovedmenu-gruppen Overblik viser de personer, der er undtaget for sletning.
Filarkiv
På filers metadata, kan angives en slettedato. Når den dato nås, slettes dokumentet automatisk.
Det er endvidere muligt pr. filkategori at angive, om filer i kategorien skal slettes ved fratrædelse. Denne funktion er en del af standard Offboarding.