Reference: DataLøn-integrationen
Teknisk reference for DataLøn-integrationen.
Om integrationen
| Egenskab | Værdi |
|---|---|
| Leverandør | Visma DataLøn A/S |
| Retning | Én vej: INNOMATE HR → DataLøn |
| Godkendelse | OAuth – ét lønfirma ad gangen |
| Rettighed i INNOMATE HR | Administrer integrationer |
| Kørselsplan | Ca. hvert 5. minut i dagtimerne |
| Oprettelse i DataLøn | Som kladde, der aktiveres af lønmedarbejderen |
Den eneste oplysning, der går den anden vej, er medarbejderens id i DataLøn. Det gemmes på ansættelsen i feltet Lønmedarbejder-ID, så næste kørsel kan finde den samme post.
Betingelser for synkronisering
En medarbejder synkroniseres, når alle er opfyldt:
- feltet Ansættelsesdato på personen er udfyldt
- personen har en ansættelse i INNOMATE HR
- ansættelsen er tilknyttet en af de tilsluttede DataLøn-virksomheder
- personen er stadig ansat eller er fratrådt inden for de seneste 30 dage
Er ansættelsesdatoen tom, hentes personen slet ikke af integrationen, og der oprettes ingen datafejl. Integrationssiden viser kun betingelse 2–4, fordi den beskriver, hvornår en ansættelse er med – ikke hvilke felter personen skal have udfyldt.
Felter der overføres
| Felt i DataLøn | Kilde i INNOMATE HR | Regler |
|---|---|---|
| Navn | Fornavn + Mellemnavn + Efternavn | Højst 32 tegn i alt. Er det for langt, udelades mellemnavnet |
| CPR-nummer | CPR-nummer | 10 cifre, sendes uden bindestreg |
| Adresse | Adresselinje 1 | Højst 32 tegn |
| C/O-adresse | Adresselinje 2 | Højst 32 tegn |
| Postnummer | Postnummer | 4–9 tegn |
| By | By | Ingen grænse |
| Email, arbejde | Er feltet tomt, sendes Email, privat i stedet | |
| Registreringsnummer | Kontonummer (første del) | 4 cifre. Foranstillede nuller tilføjes automatisk |
| Kontonummer | Kontonummer (sidste del) | 7–10 cifre. Foranstillede nuller tilføjes ikke automatisk |
| Ansættelsesdato | Ansættelsesdato | Skal være udfyldt – ellers synkroniseres personen ikke |
| Fratrædelsesdato | Fratrædelsesdato | Ligger på personen, ikke på den enkelte ansættelse |
Felter der ikke overføres
Løn, lønperiode, skatteoplysninger, stilling, afdeling, roller og øvrige HR-data sendes ikke. De hører til i DataLøn og styres dér.
Kontonummer – accepterede formater
Feltet Kontonummer i INNOMATE HR indeholder både registrerings- og kontonummer. Integrationen genkender tre skrivemåder:
| Skrivemåde | Eksempel |
|---|---|
| Med bindestreg | 1234-0001234567 |
| Med mellemrum | 1234 0001234567 |
| Uden adskillelse | De første fire cifre er registreringsnummeret |
Indeholder feltet bogstaver – for eksempel KONTANT – sendes hverken registrerings- eller kontonummer.
Et dansk kontonummer skrives ofte uden foranstillede nuller. Integrationen tilføjer dem ikke af sig selv, fordi et forkert udfyldt kontonummer kan flytte penge til den forkerte konto. Er kontonummeret kortere end 7 cifre, sendes bankfelterne ikke, og du får en datafejl.
Adressen sendes samlet
Adresse, c/o-adresse, postnummer og by sendes som én gruppe. Er ét af felterne ikke gyldigt, udelades hele adressen. Det sikrer, at DataLøn ikke ender med en ny by og et gammelt vejnavn.
Fjerner du for eksempel en c/o-adresse i INNOMATE HR, står den gamle værdi tilbage i DataLøn. Ryd den manuelt i DataLøn, hvis den skal væk.
Fratrædelse og genansættelse
| Situation | Hvad integrationen gør |
|---|---|
| Fratrædelsesdato udfyldes i INNOMATE HR | Medarbejderen fratrædes i DataLøn med den dato |
| Fratrædelsesdatoen ændres | Fratrædelsen opdateres med den nye dato |
| Fratrædelsesdatoen fjernes, mens medarbejderen står som fratrådt i DataLøn | Ingen automatisk genansættelse. Der oprettes en datafejl |
| Fratrædelsesdatoen ligger før ansættelsesdatoen | Fratrædelsen springes over, og der oprettes en datafejl |
| Medarbejderen er stadig en ikke-aktiveret kladde | Fratrædelsen afventer, at kladden aktiveres, og forsøges automatisk igen |
Genansættelse sker ikke automatisk, fordi integrationen ikke kan se forskel på en reel genansættelse og en fratrædelsesdato, der er indtastet ved en fejl og derefter rettet – og fordi en genansættelse i DataLøn flytter ansættelsesdatoen og dermed påvirker anciennitet, opsigelsesvarsel og ferie.
Fratrædelsesdatoen ligger på personen. Har personen ansættelser i flere DataLøn-firmaer, fratrædes vedkommende i dem alle. Forskellige fratrædelsesdatoer pr. ansættelse understøttes ikke.
Hvad integrationen aldrig gør af sig selv
Integrationen sletter eller inaktiverer aldrig en medarbejder i DataLøn. Følgende skal håndteres manuelt af lønmedarbejderen:
- ansættelsen slettes i INNOMATE HR
- ansættelsen flyttes til et andet lønfirma
- lønfirmaet fjernes fra ansættelsen
- et lønfirma afbrydes på integrationssiden
Hvilket felt skal rettes?
Datafejl navngiver feltet med DataLøns eget feltnavn. Her er oversættelsen:
| Feltnavn i datafejlen | Felt i INNOMATE HR |
|---|---|
basicInformation.name | Fornavn / Mellemnavn / Efternavn |
basicInformation.cprNumber | CPR-nummer |
basicInformation.email | Email, arbejde – eller Email, privat, hvis arbejdsmailen er tom |
basicInformation.address | Adresselinje 1 |
basicInformation.coAddress | Adresselinje 2 |
basicInformation.zipCode | Postnummer |
basicInformation.city | By |
basicInformation.regNumber | Kontonummer (registreringsnummeret) |
basicInformation.accountNumber | Kontonummer (kontonummeret) |
employment.dateOfEmployment | Ansættelsesdato |
Datafejl og hvad du gør ved dem
Felter der ikke kunne sendes
| Besked handler om | Hvad du gør |
|---|---|
| Værdien er længere, end DataLøn accepterer | Forkort feltet i INNOMATE HR |
| Værdien er kortere, end DataLøn accepterer | Ret feltet i INNOMATE HR |
| Navnet er for langt – mellemnavnet blev udeladt | Ingenting, hvis for- og efternavn er nok i lønsystemet |
| Navnet er for langt til at oprette medarbejderen | Forkort navnet – medarbejderen oprettes ved næste kørsel |
| E-mailadressen er ikke i et format, DataLøn accepterer | Ret e-mailadressen. Bemærk at DataLøn ikke tager imod + i adressen |
| Bankkontoen er ikke et gyldigt registrerings- og kontonummer | Ret feltet Kontonummer |
| Kontonummeret er kortere, end INNOMATE kan sende uden risiko | Skriv kontonummeret med foranstillede nuller |
| Ugyldigt CPR-nummerformat | Ret CPR-nummeret til 10 cifre |
| Intet CPR-nummer | Udfyld CPR-nummeret. Medarbejderen oprettes stadig, men kan ikke matches igen, hvis id'et går tabt |
Dubletter
| Besked handler om | Hvad du gør |
|---|---|
| CPR-nummeret matcher flere DataLøn-poster i samme firma | Beskeden navngiver den post, integrationen valgte, og den er den eneste, der opdateres. Find ud af, hvilken af posterne der reelt er en dublet, og fjern kun den i DataLøn |
| To personer i INNOMATE HR deler CPR-nummer | Flet dubletten i INNOMATE HR. Den ene person springes over, så den ikke overskriver den andens data |
Beskeden om flere DataLøn-poster kommer kun, når posterne er lige rangerede – to aktive, eller to fratrådte, hvis ingen af dem er aktive. En fratrådt post ved siden af en aktiv er en helt almindelig genansættelse; den vælger integrationen selv imellem uden at sige noget, og der er ikke noget at rydde op i. Er begge poster fratrådte, kan den ene godt dække en reel tidligere ansættelse – den er ikke en dublet og skal blive stående.
Fratrædelse
| Besked handler om | Hvad du gør |
|---|---|
| Medarbejderen er stadig en ikke-aktiveret kladde og kan ikke fratrædes | Aktivér kladden i DataLøn. Fratrædelsen gennemføres derefter automatisk |
| Medarbejderen står som fratrådt i DataLøn, men ikke i INNOMATE HR | Genansæt i DataLøn, hvis vedkommende stadig er ansat – ellers registrér fratrædelsen i INNOMATE HR |
| Fratrædelsesdatoen ligger før ansættelsesdatoen | Ret en af de to datoer |
| Fratrædelsen afventer, at medarbejderens oplysninger kan læses | Ingenting – forsøges automatisk igen |
Forbindelse og drift
| Besked handler om | Hvad du gør |
|---|---|
| Ingen DataLøn-forbindelse for firmaet | Gentilslut lønfirmaet under Integrationer → DataLøn |
| DataLøn-valideringsfejl ved oprettelse eller opdatering | Ret feltet, der nævnes i beskeden. Beskeden gengiver DataLøns egen tekst |
| DataLøn-konflikt ved oprettelse | Medarbejderen findes allerede i DataLøn. Kontrollér for en dublet |
| Den tilbageholdte ændring opgives efter 30 dage | Ret årsagen, og gem personen igen, så ændringen sendes på ny |
| Ændringen er for stor til at blive tilbageholdt | Kontakt support@innomate.com |
| Lønmedarbejder-id'et kunne ikke skrives tilbage | Ingenting – selve synkroniseringen er upåvirket |
Statusser
Lønfirmaets forbindelsesstatus
| Status | Betydning |
|---|---|
| Aktiv | Forbindelsen virker |
| Afbrudt | Forbindelsen er afbrudt fra INNOMATE HR |
| Fejl | Adgangen til DataLøn virker ikke længere – gentilslut |
| Ukendt | Status er endnu ikke bekræftet |
Datafejlens status
| Status | Betydning |
|---|---|
| Åben | Rapporteret, ikke håndteret |
| Kvitteret | En bruger har kvitteret for fejlen |
| Ignoreret | En bruger har valgt fejlen fra |
| Løst | Integrationen har behandlet personen igen uden at støde på problemet |
Begrænsninger
| Begrænsning | Konsekvens |
|---|---|
| Synkroniseringen går kun én vej | Ændringer i DataLøn på de synkroniserede felter overskrives ved næste kørsel |
| Fratrædelse er på personniveau | Én fratrædelsesdato gælder alle personens lønfirmaer |
| Ingen automatisk oprydning | Sletning af ansættelse, skift af lønfirma eller afbrydelse fjerner ikke medarbejderen i DataLøn |
| Ingen automatisk genansættelse | Rapporteres som datafejl, håndteres manuelt |
| Tomme felter ryddes ikke | En værdi, der fjernes i INNOMATE HR, bliver stående i DataLøn |
| Ændringer i kø bevares i 30 dage | Derefter opgives de med en datafejl og sendes først igen ved næste fulde kørsel eller næste ændring på personen |
| Integrationen flytter ikke data fra ProLøn | Skiftet fra ProLøn til DataLøn håndteres af Visma DataLøn. I INNOMATE HR skifter I derefter ansættelsernes Lønfirma |
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor er min medarbejder ikke kommet over i DataLøn?
Kontrollér i rækkefølge: er Ansættelsesdato udfyldt på personen, har personen en ansættelse, er ansættelsen knyttet til et tilsluttet lønfirma, og er personen stadig ansat eller fratrådt for under 30 dage siden? Er alt det på plads, så se efter en datafejl på integrationssiden.
En tom ansættelsesdato er den mest oversete af de fire, fordi den ikke giver nogen besked nogen steder.
Skal jeg gøre noget i DataLøn, når en ny medarbejder er oprettet?
Ja. Nye medarbejdere oprettes som kladder. Lønmedarbejderen aktiverer kladden i DataLøn og udfylder løn, lønperiode og skatteoplysninger.
Kan jeg rette en adresse direkte i DataLøn?
Nej – ikke på de felter, integrationen holder opdateret. Rettelsen bliver overskrevet ved næste kørsel. Ret i INNOMATE HR.
Hvor hurtigt slår en ændring igennem?
Normalt inden for få minutter i dagtimerne. Synkronisér nu sætter en kørsel i kø med det samme.
Hvad sker der, hvis DataLøn er nede?
Kørslen fejler og forsøges igen. Ændringer går ikke tabt.
Vi har flere lønfirmaer – skal vi gøre noget særligt?
Hvert lønfirma godkendes for sig på integrationssiden, og hver ansættelse peger på ét lønfirma. Har en person ansættelser i to lønfirmaer, synkroniseres vedkommende til begge.