Vejledning: Upload fil til filarkiv
Det er kun administratorer af INNOMATE HR, der har mulighed for at vedligeholde medarbejdernes filarkiv, herunder uploade, redigere data, arkivere og slette. Og sådan bør det også være, – ikke mindst af GDPR-mæssige årsager.
Der kan dog være situationer, hvor det hensigtsmæssigt at give medarbejderen selv, dennes leder eller medarbejdere i specielle funktioner mulighed for uploade filer til en medarbejders filarkiv.
Upload fil
Hvis andre end administratorer skal have mulighed for at uploade filer til en medarbejders filarkiv, anbefaler vi at bruge handlingen
- Upload fil til filarkiv (workflowprogrammet: Upload fil til filarkiv, findes i handlinger, der starter fra en person)
Handlingerne skal blot kopieres, sættes op med de ønskede parametre og genaktiveres – i én eller flere udgaver, målrettet forskellige brugere.
I opsætningen af parametre er der bl.a. mulighed for
- at begrænse brugerens mulighed for at uploade til én bestemt filkategori,
- at vælge at filen får status ’Under behandling’
- samt angive en funktionspostkasse til f.eks. HR, der således får besked, hver gang der uploades en fil via dette workflow.
Det giver HR mulighed for at tjekke dokumentet og efterfølgende rette status til ’Gyldig’.
Brugeradgang
Ved opsætning er handlingen, kan I vælge, hvilke brugergrupper, der skal have adgang til at bruge workflowet.
Vær dog opmærksom på, at markeringer her giver globale rettigheder – dvs. hvis der for brugergruppen 'Ledere' markeres i feltet Udfør, får lederne adgang til at kunne starte handlingen på alle personer, den pågældende bruger har adgang til – og ikke kun de medarbejdere, lederen er leder for.
Kontakt INNOMATE Support, hvis I har brug for hjælp til at begrænse rettighederne.
Upload af egne filer
Medarbejdere kan selv uploade filer til filarkivet (personalemappen), og ledere kan uploade filer for egne medarbejdere.
Det er muligt at tildele rettigheder, så det kun er muligt at tilføje filer og redigere dem (f.eks. beskrivelse og kategori). Man kan kun redigere filer, man selv har tilføjet — filer tilføjet af andre (f.eks. HR) kan ikke redigeres.
Rettigheden til at tilføje og redigere giver ikke automatisk adgang til at arkivere eller slette.