Vejledning: Opsætning af kursusadministration
Inden ibrugtagning af Kursusadministration skal der foretages nogle grundlæggende opsætninger – opsætninger, der i driftssituationen løbende kan vedligeholdes.
Mulighederne finder du under hovedmenugruppen for Kursus, hvor du går til menupunktet Kurser. Fra listen Aktuelle kurser klikker du på tandhjulet til højre i billedet for at åbne Indstillinger:
Herfra kan aktivitetsgrupper, aktivitetstyper, katalogafsnit og tilmeldingsflows sættes op efter den enkelte kundes ønske.
Katalogafsnit
På siden Katalogafsnit kan der oprettes afsnit, som listen over kurser – f.eks. listen, der er tilgængelig for medarbejdernes Kursuskatalog – kan grupperes efter.
Der kan fastlægges en sortering af rækkefølgen, afsnittene vises i, ved angivelse af en alfanumerisk værdi.
Tilmeldingsflows
På siden defineres den eller de tilmeldingsflows, der fastlægger, hvad der skal ske, når en medarbejder tilmelder sig. Når et kursus oprettes vælges blandt de oprettede Tilmeldingsflows. Derfor er det vigtigt at vælge betegnelser, der er entydige og umiddelbart kan forstås af de medarbejdere, der administrerer kurser.
Et tilmeldingsflow kan f.eks. se således ud:
Workflows, der håndterer tilmeldinger på et givet kursus, anvender valgene i det tilknyttede tilmeldingsflowet til at sikre den ønskede behandling.
Kursusmodulet leveres med prædefinerede tilmeldingsflows baseret på Best Practice. Ud fra de ønskede processer i en virksomhed kan tilmeldingsflowene rettes til, og helt nye defineres.
Tilmeldingsstatus
I Kursus anvendes en række fast definerede statusangivelser for tilmeldinger:
| Tilmeldingsstatus | Tilsvarende forløbsstatus | Opdatér forløb |
|---|---|---|
| Ansøgt | 0 - Ønsket | Ja |
| På venteliste | 1 - Aftalt, ikke igang | Ja |
| Startet | 2 - I gang | Ja |
| Deltager | 2 - I gang | Ja |
| Afvist | 3 - Annulleret | Nej |
| Aflyst | 3 - Annulleret | Nej |
| Afmeldt | 3 - Annulleret | Nej |
| Ikke-gennemført | 4 - Ikke gennemført | Nej |
| Gennemført | 8 - Bestået/Gennemført/Godkendt | Nej |
For at få Kursus til at spille sammen med registreringen i medarbejderens udviklingsforløb (som omfatter al kompetenceudvikling, ikke kun udbudte kurser), skal Tilmeldingsstatus mappes op mod Forløbsstatus. Samtidig er der mulighed for at vælge om status på det udviklingsforløb, der er registreret på medarbejderen, skal holdes opdateret når Tilmeldingsstatus på kursus ændres.
Ovenstående tabel viser den anbefalede mapping baseret på Best Practice. I kolonnen Opdatér forløb er markeret, at udviklingsforløbet holdes opdateret af kursustilmeldingen fra registreringen som Ansøgt til og med ændring fra status Deltager. Herefter vedligeholdes status på forløbet manuelt.
Tilmeldingsstatus finder du under hovedmenugruppen for Kursus, hvor du går til menupunktet Deltagere. Herfra klikker du på tandhjulet for at åbne Indstillinger:
Undervisere
Der kan oprettes en liste over Undervisere:
Listens formål er primært at skabe overblik, men der kan også herfra, ved klik på +Ny, knyttes forbindelse mellem Underviser og Kursus.
Kursussteder
Det er muligt at oprette en liste over Kursussteder, som anvendes ved angivelse af Lektioner i en kursusbeskrivelse.
Brugergrupper
Medarbejdere tilknyttet Admin-brugergruppen har automatisk fulde rettigheder til Kursusadministration. Der er herudover prædefineret 3 brugergrupper specifikt for Kursusadministration:
- KursusAdmin, som har fulde adminrettigheder til Kursusadministration. Brugergruppetildelingen skal ske manuelt.
- LokalKursusAdmin. Er man angivet som administrativ ansvarlig på et kursus, tildeles brugergruppen automatisk og giver fulde adminrettigheder for det pågældende kursus.
- Ledere har rettigheder til at tilmelde og afmelde samt godkende ansøgninger fra egne medarbejdere.
- Undervisere. Brugergruppen har pt. ingen særlige rettigheder.
Se også
- Forklaring: Kursusadministration — overordnet introduktion til modulet
- Vejledning: Opret et kursus — opret kurser når opsætningen er på plads
- Vejledning: Administrér tilmeldinger — håndtér tilmeldinger på dine kurser
- Reference: Tilmeldingsstatusser — oversigt over statusser og deres betydning