Vejledning: Administrér tilmeldinger

I Kursusadministration har kursusadministratoren fuldt overblik over status på kurser, bl.a. via et Dashboard.

Siden Aktuelle kurser giver tillige et overblik over udgivne kurser og kurser under planlægning, hvad angår tilmeldinger, frister etc.

Går du ind på et kursus, kan du i detailmenuen klikke på fanen Tilmeldinger for at få et overblik over alle tilmeldinger på det pågældende kursus. Her kan du også behandle tilmeldingerne, f.eks. godkende eller afvise deltagelse, sende påmindelser og beskeder, registrere gennemførelse og ikke-gennemførelse samt flytte tilmeldinger til et andet kursus.

Begreber

Se Reference: Tilmeldingsstatusser for en komplet oversigt over tilmeldingsstatusser og deres betydning.

Kursusadministratoren

Enten fra den enkelte tilmelding eller fra listen over tilmeldinger kan kursusadministratoren iværksætte handlinger, der:

• Godkender eller afviser deltagelse – med f.eks. email og SMS
• Sender påmindelser – med f.eks. email og SMS
• Sender andre beskeder – med f.eks. email og SMS
• Registrerer gennemførelse – med mulighed for at udstede et kursusbevis
• Registrerer ikke-gennemførelse
• Flytte tilmeldinger

Her vist fra en tilmelding:

Behandl tilmelding

Behandl tilmelding er et workflow, som bruges af en række af handlinger, blot med forskellig opsætning. Det drejer sig om handlingerne Godkend deltagelse, Afvis deltagelse, Send påmindelse, Send besked og Ikke gennemført. Fælles for disse er, at ny tilmeldingsstatus sættes, og at der sendes en bekræftelse herpå til tilmeldte i form af email og evt. SMS. Det er også muligt at vælge, at medarbejderens leder skal have en email.

Registrér gennemførelse

Registrér gennemførelse er et workflow, der anvendes af handlingen Gennemført. Ud over de samme funktioner som i Behandl tilmelding, kan der her vælges også at autogenerere et kursusbevis, som knyttes til udviklingsforløbet og som også vil være tilgængelig i medarbejderens filarkiv.

Flyt tilmelding

Flyt tilmelding er et workflow med tilhørende handling, der anvendes af kursusadministrator til at flytte en eller flere tilmeldinger til et nyt kursus. Ved flytning af en tilmelding, slettes den gamle tilmelding og en ny oprettes på det valgte kursus. Hvis det nye kursus tilmeldingsflow kræver, at lederen tager stilling til en ansøgning, sendes denne samtidig. Tilmeldte modtager email og evt. SMS.

Lederen

Hvis det er angivet i kursets tilmeldingsflow, at medarbejderens leder skal godkende tilmeldingen, sættes tilmeldingsstatus til Ansøgt, og der sendes en email til lederen om at tage stilling til ansøgningen. Emailen indeholder et link til Behandl ansøgning samt et link til en siden Ansøgninger under Kursus > Deltagere, der viser tilmeldinger, der afventer lederens stillingtagen. Fra listen er det muligt at behandle flere ansøgninger på en gang.

Se også

• Reference: Tilmeldingsstatusser — komplet oversigt over statusser og flow
• Forklaring: Kursusadministration — overordnet introduktion til modulet
• Vejledning: Opret et kursus — opret kurser før du administrerer tilmeldinger
• Vejledning: Opsætning af kursusadministration — opsæt tilmeldingsflows og tilmeldingsstatus